Bye-Bye Microsoft, Dropbox und Zoom

Ja, auch wir haben uns anfangs für den einfachen Weg entschieden bei unserer eigenen Infrastruktur: Microsoft 365, Dropbox seinerzeit noch mit einem Unlimited-Tarif und anfangs Zoom für Videokonferenzen. Es war ja auch bequem: Diese Plattformen werden überall unterstützt, gefühlt alle Unternehmen arbeiten mit Microsoft. Aber so richtig zufrieden war ich tatsächlich nie mit der Lösung.

Dropbox

Dropbox wurde uninteressant als die Tarife im Speicherplatz begrenzt wurden. Unlimitierten Speicher zur Verfügung zu haben war sehr bequem für Backups (natürlich verschlüsselt). Hier setzen wir inzwischen auf S3-kompatible Objektspeicher in verschiedenen Rechenzentren in Europa. Ist für unseren tatsächlichen Speicherplatzbedarf auch nicht teurer und sollte der verfügbare Platz knapp werden, meldet sich unser Monitoring und wir können aufstocken. Für die Dokumente mit denen wir täglich arbeiten, hatten wir ja schon von Anfang an eine eigene NextCloud – aber darauf komme ich später noch zurück.

Zoom

Zoom als Standard-Lösung für Videokonferenzen wurde irgendwann von Microsoft Teams abgelöst, ob das nun wirklich die bessere Wahl war kann man diskutieren. Das Thema gehörte damit also mit zur letzten Baustelle oder besser gesagt mehrere kleine bis mittelgroße Baustellen.

Microsoft

In Sachen Office-Software gibt es viele Alternativen zu Microsoft, man muss sie nur nutzen. Wir nutzen (noch) primär macOS als Arbeitsplattform, da sind mit Pages, Numbers, Keynote und Freeform die wichtigsten Komponenten direkt dabei. Mit LibreOffice und Collabora Office gibt es weitere (kosten)freie Alternativen zu Microsoft Office auf dem Desktop. An Optionen mangelt es also nicht, man muss sie nur nutzen und sich daran gewöhnen. Collabora Office gibt es auch als Version für den Browser, die man mit NextCloud verbinden kann.

Videokonferenzen

Ob Jitsi oder BigBlueButton oder NextCloud Talk – auch für Videokonferenzen gibt es Alternativen, die man auch selbst hosten kann. Haben wir auch mit beiden über längere Zeit probiert und grundsätzlich funktionieren sie auch. Es macht halt ein wenig Arbeit – oder man bucht einen entsprechenden Server und lässt gegen entsprechendes Entgelt andere die Arbeit machen.

Gruppen-Chat

Statt Teams zurück zu Slack? Nein, das war keine Option. Rocket.Chat ist eine Alternative, die man ebenfalls selbst hosten oder als Service einkaufen kann. Haben wir uns angeschaut und hat uns auch gefallen.

Mail, Kalender, Adressbuch

Mailserver sind kein großes Ding, Kalender und Adressbücher können über NextCloud Groupware gehostet und geteilt werden.

Aber alles zusammen?

Der größte Vorteil von Microsoft 365 oder auch Google Workspace ist aber natürlich, dass man die ganzen Einzelteile als Service in einem Paket einkauft, alle Teile sind integriert und arbeiten (meistens) perfekt zusammen. Wenn das der Anspruch ist, dann wird es schon schwieriger eine Alternative zu finden. Klar, alle oben genannten Dienste können auch miteinander verknüpft werden. Unser erster größerer Test war NextCloud mit den entsprechenden Erweiterungen, dabei haben wir sowohl getestet es selbst zu betreiben als auch entsprechende Angebote von NextCloud-Partnern getestet. Praktisch war natürlich, dass wir mit Team Gochu direkt die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmen und Hosting-Varianten testen konnten. Das hat funktioniert, aber wir haben trotzdem nach weiteren Lösungen geschaut. NextCloud funktioniert zwar ziemlich gut, aber im Vergleich zu Microsoft 365 hakte es doch hin und wieder und die Umgewöhnung war in einigen Punkten nicht ganz einfach.

kSuite ist es geworden

Wir haben uns dann am Ende für die kSuite Pro von Infomaniak^(*) entschieden. Mail, Kalender, Adressbuch, Dateiablage mit Online-Office, Chat, Videokonferenzen und auch einen KI-Chatbot. Das ganze dann noch über Standard-Protokolle nutzbar, in der Schweiz gehostet und was am wichtigsten ist: Es funktioniert und der Wechsel war nahezu schmerzfrei. Aber ganz ohne Kompromisse ist so ein Wechsel nie. In diesem Fall betrifft das unsere Terminbuchungen. Bisher haben wir dafür FluentBooking^(*) eingesetzt. Läuft lokal im eigenen WordPress, was ein großer Vorteil ist – aber leider unterstützt es weder NextCloud noch kSuite vollständig. NextCloud-Kalender können zwar genutzt werden, aber es können bislang keine automatischen Video-Calls zu den Terminen hinzugefügt werden. Und kSuite bzw. allgemein Kalender per CalDAV werden bislang nicht unterstützt. Daher laufen diese jetzt über Meetergo^(*) – funktioniert gut, bietet alles, was FluentBooking auch hat – außer der direkten Integration in WooCommerce. Daher läuft unsere Soforthilfe nun eben nicht mehr per Vorkasse, sondern auf Rechnung, mit dem Kompromiss können wir leben.

Und wir sparen auch noch Geld dabei. Die Kosten waren zwar nicht der Grund für die Umstellung und ich wäre auch bereit gewesen etwas mehr Geld auszugeben in Zukunft, aber wir sparen sogar fast 50% der Lizenzkosten beim Vergleich Microsoft 365 + Zoom gegenüber kSuite + Meetergo (und sollte FluentBooking demnächst kSuite unterstützten, dann sparen wir noch ein paar Euros mehr).

Fazit

Es gibt Alternativen zu Microsoft und Google, welche davon die im Einzelfall richtige ist, hängt immer davon ab, welche Ansprüche man selbst an die Alternative hat, welche Prioritäten man bei den Funktionen hat und wie viel Zeit man vielleicht selbst für den Betrieb einer solchen Alternative aufwenden kann und will.

Falls du noch Fragen zu unserem Wechsel hast, dann gerne in den Kommentaren oder buch dir einen Termin, falls du selbst wechseln möchtest und dabei Support brauchst 😊